WEB会議の7つのメリットとは？時間と費用を無駄にしない方法
テレワークを実施するにあたって、重要な役割を担うWEB会議。
2019年の働き方改革、2020年の新型コロナ感染症対策により、テレワークが急速に普及したことを受けて、WEB会議システムへの需要も一気に高まっています。
しかし、実際にWEB会議システムを導入しても、WEB会議のメリットをいまいち理解できずに、結局対面の会議に戻ってしまっている企業も多いのではないでしょうか？
- WEB会議システムを導入するメリットを改めて確認したい
- WEB会議を行うことで、どのような効果があるか知りたい
- WEB会議のデメリットも併せて理解しておきたい
上記のような疑問をお持ちの方に向けて、今回はWEB会議のメリット7つを分かりやすく解説します。
この記事を読むことで、時間と費用を無駄にしない会議ができるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議をする7つのメリット
WEB会議とは、インターネット回線を利用して、遠隔地のユーザーと音声、動画や資料のやり取りをして、会議を行うためのシステムです。
近年はWEB会議を導入する企業が多く見受けられるようになりました。しかし、「正直、WEB会議のメリットが分からない」と感じている方もいるのではないでしょうか？
以下で、WEB会議のメリットについて確認していきましょう。
メリット1：時間の削減
WEB会議を導入することで、準備や移動にかける時間を削減できます。
資料の共有は全てオンライン上で完結するため、資料を事前に印刷して、配布する必要がなくなります。また、会議室を確保してセッティングする必要がありません。会議室の予約をなかなか取れずに困った経験がある人も多いのではないでしょうか。WEB会議の場合、場所の準備にかける手間を省けます。
さらに、インターネット環境さえ整っていれば、自由な場所から参加できるので、特定の会議室に移動する時間を短縮できる点もメリットに挙げられるでしょう。
メリット2：コストの削減
WEB会議はコストの削減にも繋がります。まず、会議のために場所を移動する必要がないので、交通費のコストの削減が可能です。また、会議室をわざわざレンタルしたり、飲食代がかかるカフェで会議を行ったりする必要もなくなり、様々なコストの削減を期待できます。
WEB会議システムを導入する際の初期費用や、月額料金などは支払う必要がありますが、総合的に見ると、WEB会議の方が対面の会議よりもコストを抑えやすいといえるでしょう。
メリット3：資源の削減
インターネットを使用して開催されるWEB会議では、資料の共有もオンライン上で行えます。そのため、会議資料を紙媒体で用意する必要がなくなり、資源の削減に繋がります。
近年は、「サスティナブル」や「エシカル」などの言葉をよく耳にするようになりました。持続可能な社会を目指すために、企業として環境保全に取り組む必要性が強まっているといえるでしょう。ペーパーレスを目指すことで、従業員の手間を省けるだけでなく、環境保全にも繋がり、企業イメージの向上も期待できます。
メリット4：会議場所への集合が不要
インターネット環境が整っていれば、どこからでも自由にWEB会議に参加できます。そのため、会議のためにわざわざ場所を移動する必要がありません。出張先からでも会議に参加できるため、スケジュールの都合も付けやすくなり、より柔軟な働き方が可能になります。
また、海外や遠方の取引先とも簡単に会議を行える点がメリットとして考えられるでしょう。場所に制限されて会議を行えないという状況を解決できるので、コミュニケーションが活発化し、業務の生産性が高まります。
メリット5：会議に参加することが簡単
「WEB会議システムは複雑なイメージがある」と先入観を抱く人もいますが、WEB会議に参加するのは難しいことではありません。発行されたURLをクリックするだけで、会議に参加できます。WEB会議を開催するのも簡単で、発行したURLを参加者に共有し、資料を準備しておくだけで準備完了です。
しかし、WEB会議システムの中にはアプリをインストールし、アカウントを作成する必要があるシステムも存在するため注意しましょう。ブラウザ上で操作を完結できるシステムをおすすめします。
メリット6：資料の共有や説明が簡単
WEB会議システムには、画面共有機能が備わっています。
画面共有機能とは、自分の画面を相手の画面に反映する機能です。説明をしている資料を画面に映し出し、参加者に共有できるので、どこに注目するべきか共通認識を持つことができます。個別に配布される紙の資料だと、説明しているポイントを見失ってしまうこともあり、内容に付いていけない可能性があるのです。
さらに、スプレッドシートなどの共同作業ができるツールを会議中に使用すれば、適宜資料に変更を加えながら効率的に会議を進行できます。
メリット7：会議の欠席者へ共有が簡単
会議に参加できない人がいた場合でも、WEB会議のレコーディング機能を利用して、記録した動画を後から欠席者に共有できます。
対面の会議の場合は、欠席者に口頭で内容を伝えたり、議事録を共有したりするのが一般的です。しかし、どのような流れで会議が進んだか、会議の雰囲気はどうだったかなど、状況を把握することまではできません。一方、記録した動画を確認すれば、会議の流れや雰囲気、参加者の様子まで知ることができます。
WEB会議の相乗効果として期待できる3つのこと
WEB会議には、様々なメリットがあることが分かりました。加えて、WEB会議を導入することで、さらなる効果も期待できます。
ここでは、WEB会議の相乗効果として期待できる3つのことを確認していきましょう。
人材の有効活用
WEB会議、いわばテレワークを導入することで、優秀な人材の流出を防ぐことができます。退職する従業員の中には、育児や介護などの家庭的な事情で退職を余儀なくされるケースも多くあります。
しかし、場所を選ばない自由な働き方が可能になることで、生活と仕事を両立しやすくなり、仕事を継続できるようになります。そのため、会議のために出社する必要がないWEB会議は、人材の有効活用を目指す企業にとって、重要なシステムなのです。
会議ルールを見直して会議の効率化図る
会議に参加する中で、「本題から脱線することが多く、効率が悪い」「不毛な時間が多い」と感じた経験がある人も多いのではないでしょうか。
WEB会議の導入は、従来の会議の進め方を見直す良い機会となります。会議ルールを見直して、効率的な会議の進行方法を考えましょう。例えば、資料の事前配布や会議の時間短縮、会議の参加人数の適正化などを行うことで、会議の効率化が可能です。さらに、会議の効率が改善されることで、従業員は他の業務にあてる時間を確保でき、生産性の向上も期待できます。
社内の会議室を有効活用
WEB会議を実施することで、対面で会議を行うためのスペースを設ける必要がなくなります。
今まで会議室として使用していた場所を他の用途で使用することができ、スペースを有効活用できるのです。例えば、備品置き場や、休憩スペースとして会議室を利用している企業も見受けられます。
また、テレワークを導入することで、社内全体のスペースにも余裕ができるため、従業員個人が集中しやすい環境を目指せます。
WEB会議のデメリット
ここまでWEB会議のメリットや効果を紹介してきました。一方で、WEB会議にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。
- 通信環境の設備の準備が必要
- WEB操作に慣れていない人へのレクチャーが必要
- セキュリティー対策が必要について確認しましょう。
以下で、それぞれ詳しく確認しましょう。
通信環境や設備の準備が必要
WEB会議を実施するにあたって、通信環境や設備を準備する必要があることを覚えておきましょう。
WEB会議システムの選定から導入だけでなく、カメラやマイクなどの機器を用意する必要※があります。
※パソコンにカメラやマイクが内蔵されている場合は必要なし
さらに、通信環境や設備を準備するには、初期費用がかかるため予算と照らし合わせながら、準備を進めていきましょう。しかし、長期的な視点で考えればコストは削減できます。
WEB会議のやり方に関しては、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
【初心者必見】WEB会議を開催するには？やり方完全ガイド
WEB操作に慣れていない人へのレクチャーが必要
WEB会議システムを利用するには、そこまで難しい操作を必要としません。そのため、多くの従業員はすぐにシステムに慣れていくでしょう。
一方、対面の会議を今までメインで行ってきた人にとっては、WEB会議を操作するのが困難になるケースもあります。不安や疑問を持っている人については、事前WEB会議に入る練習や、書類を共有する操作を練習を一緒にするなど、適宜フォローすることが大切です。フォローを丁寧に行なっていくことで、最終的には生産性を上げることができます。
また、操作性の高いWEB会議システムを選定するのもポイントです。
以下の記事でWEB会議システムの選び方を紹介していますので、ご参照ください。
【2021年】WEB会議システム7選を比較！特徴と相性の良い企業を解説
セキュリティ対策が必要
WEB会議を導入する際に懸念されるのがセキュリティ対策です。第三者による不正アクセスやサイバー攻撃、スパムメールなど、近年はWEB会議に関連したセキュリティ被害が多発しています。
場合によっては、企業の機密情報が外部に漏れる可能性があり、多くの企業が問題視しています。セキュリティ被害に遭わないために、セキュリティ対策が万全なWEB会議システムを導入することが重要です。
WEB会議システムのセキュリティに関して、以下の記事でまとめていますので、ぜひご確認ください。
WEB会議システムは安全？セキュリティ性が高いシステムと選び方
まとめ
今回の記事では、「WEB会議のメリットが正直分からない」という方に向けて、WEB会議を実施することで得られるメリットを7つ紹介しました。
WEB会議を行うことで、時間やコスト、場所の無駄をなくして、業務の生産性を高めることができます。売上拡大や企業の成長にも繋がるため、WEB会議を積極的に実施することが大切です。
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