【目的別】WEB会議システム導入ガイド！絶対に押さえたい機能とは？
「WEB会議はコストも時間も削減できるため、自社にぜひ導入したい」と感じている企業の担当者が多いのではないでしょうか。
テレワークを導入する企業が増加していることを受けて、WEB会議システムの本格的な導入を検討する企業が多く見受けられるようになりました。
しかし、「本当にWEB会議システムの機能を活用しきれていますか？」
WEB会議システムの導入を成功させるためには、まず導入目的を明確にすることが重要です。
そこで、今回の記事ではおすすめのWEB会議システムや導入時のポイントについて解説します。
・WEB会議システムの導入を考えている
・社内で使用しているWEB会議システムにバラつきがある
・WEB会議システムごとの特徴を理解していない
上記のような方に向けて、各WEB会議システムの特徴について詳しく紹介します。この記事を読むことで、自社に最適なWEB会議システムを選べるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。
【目的別】WEB会議システムのおすすめと機能
WEB会議を導入する際は、どのような機能に着目するべきなのでしょうか。ここでは、目的別におすすめのWEB会議システムや機能を紹介します。
社内会議・社内研修
社内会議や社内研修のためにWEB会議システムを導入している企業は多く存在します。
社内会議や社内研修が目的の場合は、
・ファイル共有機能
・画面共有機能
・セキュリティ機能
などの基本機能が備わっているWEB会議システムを選びましょう。
WEB会議システムを本格的に導入する前に、まずは無料お試しプラン等を利用して、使用感を確認することが大切です。
なお、社内システムをオンプレミスで運用している企業は、オンプレ対応のWEB会議システムを導入することをおすすめします。オンプレ対応のWEB会議システムは、セキュリティポリシーやシステムの仕様をカスタマイズしやすく、メリットが多いためです。
WEB会議システムはクラウド方式を採用していますが、オンプレ対応のWEB会議システムを導入したい企業には、「Secure Meet」や「Live On」などのサービスをチェックするとよいでしょう。
イベント・セミナー
マーケティングの一環として、イベントやセミナーなどを開催する企業が増えています。
イベントやセミナーを目的にする場合は、
・セミナーの集客に特化した機能を持つウェビナーツール
を利用するとよいでしょう。
ウェビナーとは、ウェブとセミナーを組み合わせた言葉で、オンラインでイベントやセミナーを開催することを意味します。
ウェビナーツールは、参加者がセミナーの予約や受講しやすい仕組みになっており、参加者の属性や動向を把握しやすいのが特徴的です。ウェビナーツールの中には、「Cisco Webex Events」など、社内のSFAツールやMAツールに連携できるものもあります。
また、大人数が参加するイベントならではの臨場感を演出し、参加者がリアクションや感想を共有しやすい環境を目指すなら、ライブ配信機能があるツールの導入を検討すると良いでしょう。
ライブ配信機能よく使われているツールには「YouTube Live」や「Zoomビデオウェビナー」などがあり、アーカイブ機能やアンケート機能を利用できます。
商談など取引先との会議
商談など取引先と会議を実施する場合は、
・セキュリティ機能
がしっかりとしている会議システムを選ぶとよいでしょう。
特に、大企業や官公庁がWEB会議システムを導入する際、セキュリティ機能を重視する傾向にあります。
例えば、
・SSO(シングルサインオン)
・監視・サポート体制
・監査情報保持
・暗号化通信
などWEB会議システムのセキュリティ機能が充実しているか確認しましょう。
セキュリティ対策が万全なWEB会議システムを検討している企業には、「Secure Meet」の導入をおすすめします。同サービスはクラウド方式だけでなく、オンプレにも対応しており、安全な環境で会議を実施できます。
WEB会議システムのセキュリティに関しては、以下の記事で詳細を説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。
『WEB会議システムは安全？セキュリティ性が高いシステムと選び方』
海外支社との会議
海外の支社や取引先と会議を行うことが多い企業には、インターネットを利用するクラウド方式のWEB会議システムがおすすめです。
また、
・自動翻訳
・自動文字起こし機能
があるとより便利でしょう。
通訳がいなくても自動翻訳があればコミュニケーションを取れるので、会議をスムーズに進められます。さらに、自動文字起こし機能を利用すれば、会議中にメモなどをする必要がありません。
そのため、海外とやり取りの多い企業や業務効率を上げたい企業は、「Secure Meet」や「オンヤク」など、自動翻訳や自動文字起こし機能を利用できるクラウドタイプのWEB会議システムを選びましょう。
WEB面接
新型コロナウイルスの拡大に伴って、面接をオンライン上で行う企業が増加しました。WEB面接のニーズに伴って、WEB面接特化型のWEB会議システムが注目を集めています。
WEB面接には、
・アプリやソフトウェアのインストール不要なシステム
を使うと、スムーズにWEB面接を開催できるでしょう。
インストール不要の会議システムだと、WEBに慣れていない人でも事前のレクチャーなしでWEB面接を行うことができます。
「インタビューメーカー」や「harutaka」などのWEB会議システムは、WEB面接に特化した機能を搭載しています。
また、「Secure Meet」はアプリやソフトウェアのインストールが不要な会議システムです。
WEB会議導入のポイント
ここまで目的別におすすめのWEB会議システムや機能を紹介してきましたが、WEB会議導入時のポイントについても確認しておきましょう。
WEB会議で利用するデバイスによる違いを把握
WEB会議システムが対応しているデバイスを確認しておきましょう。参加者の全員がパソコンを利用するとは限りません。
参加者がタブレットやスマートフォンなどを利用する可能性もあるので、対応しているデバイスをチェックすることが重要です。会議自体に参加できたとしても、ファイル共有機能や編集機能などの利用が制限されることもあります。
あらかじめ使用できるデバイスが明確になっていないと、会議当日にトラブルが生じる可能性があるので注意が必要です。
会議の操作マニュアルの作成
WEB会議システムを導入する際は、操作マニュアルを作成するようにしましょう。ITリテラシーには個人差があるため、操作を難しく感じる人もいます。
WEB会議システムには、トラブルが生じた際に利用できるヘルプ機能が備わっていることがほとんどですが、ヘルプ機能だけでは問題を解決できないことも多いです。
また、インストールなどの手間が生じるWEB会議システムではなく、URLを発行すればすぐにWEB会議を行えるサービスを利用すると誰でも簡単に扱えるでしょう。
まとめ
今回の記事では、WEB会議の導入を検討している企業の担当者に向けて、WEB会議システムのおすすめと機能についてを紹介しました。
WEB会議システムを導入する際は、社内会議・社内研修やイベント・セミナー、商談、面接など、目的を明確にして重視すべき機能を理解することが重要です。
また、WEB会議で利用するデバイスや環境を整理し、必要な設定やマニュアルを準備することで、WEB会議システムの導入を成功させることができます。
セキュリティ機能を重視したい企業には、「Secure Meet」を導入するとよいでしょう。Secure Meetとは、世界的に有名なチャットボット「ChatPlus」を運営する会社が開発した国産のサービスです。
シングルサインオン（SSO）、2段階認証、IP制限などのセキュリティ機能が充実しています。さらに、オンプレ対応もしており、安心して会議を開催できます。
