【初心者必見】WEB会議とは？初め方や準備方法をご紹介
WEB会議とは？初め方や準備方法をご紹介
近年、新型コロナウイルスの影響によって、WEB会議システムへの需要が高まりました。一方で「WEB会議とはそもそも何？」「WEB会議を始めるには？」と疑問をお持ち人も多いのではないでしょうか？
今回の記事では、WEB会議の基本情報について解説します。WEB会議のおすすめツールや、始め方を紹介しますので、どのWEB会議システムを選んでいいか分からない人は必見です。
WEB会議とは
WEB会議とは、
異なる場所にいる者同士がインターネットを通じて、
映像や音声のやり取り、及び資料の共有を行うためのシステム です。
ネット環境さえ整っていれば場所を問わずにコミュニケーションを取れるため、テレワークの導入に伴って多くの企業で利用されるようになりました。パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスから、アプリやブラウザを介して会議を開催・参加できます。
WEB会議を導入することで得られるメリットやデメリットは様々です。以下の章で、メリットとデメリットについて詳しく確認しましょう。
WEB会議のメリット
会議室が他のミーティングで使用されていて、部屋を確保できない経験をした人も多いのではないでしょうか？
WEB会議は場所に制約がないため、会議室を押さえる必要がありません。Wi-Fiに接続できれば、自宅やカフェなど場所を問わずに参加できます。
さらに、会議に参加するために移動の必要がなく、交通費を節約できてコスト削減につながります。
また、紙媒体で資料を準備するのではなく、オンライン上で資料を共有できるため、スムーズに会議を実施できる点がメリットに挙げられるでしょう。
WEB会議のデメリット
WEB会議を導入するにあたって、カメラやマイクを内蔵したデバイスを用意する必要があります。また、会議をスムーズに開催するために、有料のシステムを利用する場合、導入コストやランニングコストを考慮しないといけません。
さらに、場所を問わずに会議が開催できる点はメリットに挙げられましたが、社員がセキュリティの弱いネットワークに接続する可能性があり、盗聴や情報漏洩、サイバー攻撃などのリスクが高まります。
そのため、システムを選定する際は、セキュリティ対策が徹底された製品を選ぶことが重要です。
WEB会議とテレビ会議の違い
テレビ会議はP2P接続（機器間で直接接続する方式）によってネットワークをつなげるので、安定しやすくセキュリティが強い点が特徴的です。
しかし、ハードウェアエンコーダー（映像と音声を他の形式に変換するための機器）やデコーダー（映像と音声を取り込むための機器）が必要になるため、場所が制限されるだけでなく、操作性が難しい点がデメリットに挙げられるでしょう。
WEB会議は、パソコンやタブレットなどを使用するので、場所にとらわれずにグループ会議や個人面談など様々な目的で利用できます。
一方で、インターネット回線を利用して接続するため、第三者による不正侵入のリスクがあり、セキュリティ面に注意する必要があります。
そのため、WEB会議を開催する場合は、セキュリティ対策が万全なWEB会議システムを使用することが重要です。
WEB会議のやり方
この章では、WEB会議を始めるためのステップを紹介します。
準備するもの
まず、WEB会議を実施するために必要なものを準備しましょう。
準備するものは以下の通りです。
・パソコン
・カメラ
・マイク
・Wi-Fi
・使用するWEB会議システム
スマートフォンやタブレットからもWEB会議に参加できますが、ファイルの共有などを行うにはパソコンを用意しておくとスムーズです。カメラやマイクはパソコンに内蔵されているもので対応できます。
事前にパソコンにカメラとマイクが内蔵されているか確認しておくと良いでしょう。内蔵されていない場合は、USBなどで接続できる外付けの機器を準備します。
Wi-Fiの接続が悪いと、WEB会議の運営に影響を及ぼすため、回線速度の速いWi-Fiの設置がおすすめです。
WEB会議システムを決める
必要な道具が用意できたら、続いては利用するWEB会議システムを選定します。Zoomや、Microsoft Teamsなど様々なツールがあるので、自社に合う製品を選ぶことが大切です。
選定ポイントとしては、以下のポイントが挙げられます。
・利用料金
・ユーザー数
・機能性
・セキュリティ
WEB会議システムのプラン内容や料金について後章で説明しますので、ご確認ください。
必要な周辺機器を揃える
パソコンにカメラとマイクが内蔵されていない場合、
・WEBカメラ
・ヘッドセット
・マイクスピーカー
などの周辺機器を揃える必要があります。
USBなどでカメラとマイクを接続すれば、問題なくWEB会議に参加できます。しかし、パソコンのOSに対応するものを選ぶ必要があるため注意しましょう。
カメラやマイクは、安いものなら2,000円ほどで程度で入手できますが、コストと機能性のバランスを考慮して購入することをおすすめします。
日程を調整する
WEB会議システムや必要な機器の準備が完了したら、続いては会議の日程調整です。
現在は、スケジュールを共有できるカレンダーツールや、候補日程を相手に提案できるシステムなども充実しているため、上手く活用することをおすすめします。
WEB会議システムの中には、日程調整システムやカレンダーツールと連携できるツールもあるので、選定する際のポイントとして覚えておきましょう。
必要な資料を準備する
会議の日程を確保できたら、会議に必要な資料を準備してください。
当日スムーズに資料を共有できるように、事前にファイルをクラウドにアップロードしたり、チャットツールで送信したりすると良いでしょう。
また、画面共有で資料を表示させることも可能です。
WEB会議システムによっては、ファイルのアクセス権限や共有設定をあらかじめ行う必要があるため、設定を確認しておくことをおすすめします。
おすすめのWEB会議システム4選
この章では、おすすめのWEB会議システムを紹介します。
詳細を確認したい方は、こちらの記事をご参照ください。
web会議 比較
1.Zoom（ズーム）
国内でも認知度が高いZoomは、ビジネスシーンだけでなく、学校のオンライン授業や、就職活動の面接など、様々なシーンで利用されているWEB会議システムです。
国内シェアは2019年時点で10%未満だったものの、2020年には35%になりました。
Zoomでは、Outlook 、Gmail 、iCal などのカレンダーサービスと連携できて、スケジュールの調整をスムーズに行えます。
【導入に向いている企業】
多くの企業との取引があり、汎用性が高いツールを使用したい企業
2.Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）
Microsoft Teamsは、ソフトウェアの開発事業を手掛けるマイクロソフト社が提供しているWEB会議システムです。
Wordや、Excel、PowerpointなどのOfficeアプリと連携できる点がMicrosoft Teamsを利用するメリットに挙げられるでしょう。ツール上では、ファイルの閲覧だけでなく、共同編集も行えます。
また、MicrosoftのサービスであるOutlookカレンダーと連携できるので、WEB会議に参加する社員のスケジュールを確認してから、会議日程を設定することができます。
【導入に向いている企業】
MicrosoftのOfficeアプリを利用している企業
3.Google Meet（グーグル・ミート）
Google Meetは、Googleアカウントを持っていれば、すぐに利用開始できるWEB会議システムです。旧称はHangouts Meet（ハングアウト・ミート）で2020年4月に名称が変更されて、Google Meetと呼ばれるようになりました。
スマートフォンやタブレットから会議に参加する場合はアプリをダウンロードする必要がありますが、パソコンの場合はソフトウェアをインストールする必要はありません。
【導入に向いている企業】
GmailやGoogleカレンダーなどGoogleサービスを利用している企業
4.Secure Meet（セキュアミート）
国内開発のSecure Meetは、最先端のセキュリティ対策で安心して使用できるWEB会議システムです。数あるWEB会議システムの中でも、特にセキュリティ対策を徹底しています。
ビジネスプランは、シングルサインオン（SSO）、２段階認証、IP制限などのセキュリティ関連機能が充実しており、機密情報を扱う会議でも安心です。上場企業や金融系など重要情報を扱う企業にも導入されています。
また、豊富な機能を取り揃えており、HDビデオ・高音質オーディオ、録画と自動トランスクリプション、カレンダー連携などの機能を利用できます。
【導入に向いている企業】
セキュリティ対策を徹底したい企業
上場企業や金融系など重要情報を扱う企業など
まとめ
今回の記事では「WEB会議とはそもそも何？」「WEB会議を実施するための準備とは？」と疑問をお持ちの方に向けて、WEB会議の基本情報について解説しました。
WEB会議とは、遠隔地同士でもオンライン上で映像や音声のやり取り、資料の共有を行えるシステムです。
場所に制約がないだけでなく、紙媒体で資料を準備する必要がないなど、様々なメリットが得られるため、多くの企業が導入しています。
初めてのWEB会議システムの導入では、自社の利用目的に合った、ツールを慎重に検討したいものです。特に、ビジネスでの利用であればセキュリティ対策は重要になるでしょう。
Secure Meetは、セキュリティ対策を徹底した国内発のWEB会議システムです。セキュリティに特化したWEB会議システムを探している方や、現在使用しているツールのセキュリティが不安な方は、Secure Meetを導入してみてはどうでしょうか？
