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【初心者必見】WEB会議を開催するには?やり方完全ガイド

WEB会議に参加したことはあったものの、自分でWEB会議を開催するのは初めてという方に向けて、今回の記事ではWEB会議のやり方について解説します。

「WEB会議の準備やツールを導入するのは大変そう」と考えている方も多いですが、手順を理解すれば難しくありません。
しっかりと準備をして、スムーズにWEB会議を開催できるように用意を進めましょう。セキュリティ面が不安な方向けに、セキュリティ対策が万全なWEB会議のおすすめツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

WEB会議とは

WEB会議とは、遠隔地にいる者同士がインターネットを利用して、映像・音声のやり取りや、資料の共有を行うためのシステムです。
WEB会議はインターネット環境が整っていれば、どこからでも開催・参加できるため、テレワークの普及に伴い、多くの企業が活用するようになりました。
一般的にWEB会議用のアプリやソフトウェアを利用します。また、パソコンやタブレット、スマートフォンなどデバイスからWEB会議を開催・参加することができます。

WEB会議のメリットとデメリットを理解した上で、会議当日に失敗しないように準備を進めていきましょう。次の章で、メリットとデメリットについて紹介していきます。

WEB会議のメリット

WEB会議のメリットは以下の通りです。

・会議室が不要
・場所を問わない
・移動の手間が省ける
・コスト削減
・スケジュール調整がしやすい
・働き方改革の推進
・感染症の拡大防止

WEB会議の最大のメリットとして、場所に制約がない点が挙げられるでしょう。

会議室等を確保する必要がなく、インターネット環境さえ整っていれば、どこからでも会議を開催することができます。
例えば、出張の予定が入っていても会議のために移動する必要がないので、スケジュールの都合をつけやすいのです。
さらに、WEB会議ではオンラインで資料を共有できるので、紙媒体で用意する必要がありません。つまり、紙にかかる費用や印刷代を節約できるので、コスト削減に繋がります。
また、WEB会議、及びテレワークは感染症の拡大防止になるだけでなく、働き方改革における取り組みとして多くの企業で活用され始めています。
家から勤務できる環境を整えることで、育児や介護などとの両立がしやすくなり、従業員が働きやすくなるためです。

WEB会議のデメリット

WEB会議のデメリットとして、以下が挙げられます。

・表情やリアクションを読み取りづらい
・接続が不安定になる可能性
・初期費用がかかる
・セキュリティのリスク

WEB会議のデメリットとして、表情やリアクションが読み取りづらい点が考えられるでしょう。

参加者の顔を直接見るのではなく、画面上に顔が映し出されるためです。
回線環境が悪いなど条件が合わないと、接続が不安定で画面等がフリーズしてしまうこともあり、会議が上手く進まない可能性があります。
また、WEB会議を始める場合、カメラやマイクを内蔵したパソコンや、WEB会議システムの導入などで費用がかかることも覚えておきましょう。ツールの有料プランを利用する場合は、初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮する必要があります。
さらに、WEB会議はインターネットを利用しますが、情報漏洩やサイバー攻撃などを引き起こすWi-Fiに接続してしまう可能性があるため、注意が必要です。

初心者がやりがちなWEB会議あるある失敗談

WEB会議初心者が失敗してしまうケースを紹介します。

・違う資料を映してしまった
WEB会議で資料を共有する際、開くファイルを間違えてしまい、相手に共有するべきでない情報が漏れてしまうことがあります。会議を開始する前に、あらかじめ使用するファイルを確認しておきましょう。

・設定が完了していなかった
マイクやカメラの設定方法を理解しておらず、画面が上手く表示されなかったというケースが見受けられます。また、画面を共有する際には、ファイルのアクセス権限の設定を行う必要がある場合もありますが、会議後にファイルをスムーズに共有できなくて、参加者を待たせてしまった人もいるので注意しましょう。

・通信トラブルが起きた
インターネットの接続が悪く、画面や音声が停止してしまい、会議をスムーズに進められなかったという失敗もあります。会議前に通信環境に問題がないか確認するようにしましょう。

WEB会議を開催する手順

この章では、WEB会議を始めるためのステップを紹介します。

①必要な機器を用意

まず、WEB会議を実施するために必要な機器を準備しましょう。

準備するものは以下の通りです。

・デバイス(パソコン/タブレット/スマートフォン)
・インターネット回線
・WEBカメラ
・イヤホンマイク
・WEB会議システム

まず、WEB会議を行えるデバイスを用意しましょう。
スマートフォンやタブレットもWEB会議に利用できますが、ファイルの共有などを行うためにはパソコンをおすすめします。
インターネットに関しては、回転速度が適正か確認しましょう。回転速度には上り(データを送信する速度)と下り(データを受信する速度)の2種類がありますが、それぞれの目安は以下の通りです。

上り:1Mbps※
下り:10~30Mbps

※メガビーピーエス:1秒間に送受信できるデータ量を表す単位

インターネットの回線速度は「Fast.com」などのサービスを利用すれば、ブラウザ上から確認できます。
また、カメラやマイクがデバイスに内蔵されていない場合は、USBなどで接続できる外付けのWebカメラやイヤホンマイクを用意しましょう
さらに、WEB会議を開催するには、ソフトウェアやアプリなどのツールを利用しますが、ツールを選ぶ際のポイントを次に紹介します。

②使用するWEB会議システムを選ぶ

WEB会議を開催するには、使用するツールを選ぶ必要があります。選定ポイントは以下の通りです。

・利用料金
・ユーザー数
・機能性
・セキュリティ
・サポート体制

利用料金やユーザ数、機能性は、プラン内容によって異なるため、各ツールの公式ページを確認しましょう。
特に、WEB会議で懸念されるセキュリティについて確認することが重要です。後章でおすすめのWEB会議システムについて説明しますので、ぜひご参考ください。

③アカウント設定

使用するWEB会議システムが決まったら、アカウント設定を行いましょう。
アプリやソフトウェアの設定画面から、詳細を設定していきます。
アカウント名やプロフィール画像などの基本設定から、ミーティング用IDやログインパスワードまでの設定を行ってください。
また、WEB会議システムの管理者はアカウント内のすべてのユーザーの設定が可能です。参加者が会議の設定を変更できないように、管理することができます。

④日程調整

必要な機器や使用するWEB会議システムの準備が完了したら、続いては会議の日程調整を行います。
チャットツールやメールなどで参加者に予定を確認する人も多いですが、スケジュールを共有できるカレンダーツールや、候補日程を相手に提案できるシステムなどを利用する人も多いです。
参加者のスケジュールが確認できるカレンダーツールでは、相手の予定がある時間をあらかじめ避けて日程を設定できるので、多くの企業が利用しています。

WEB会議システムを選定する際に、連携できる機能を併せて確認しましょう。
日程が決まったら参加者へミーティングのURL(パスワードやミーティングID)を送信しましょう。URLをクリックすれば、会議に参加することができます。

⑤会議資料の準備

会議の日程が決まったら、当日に向けて必要な資料を準備していきます。

スムーズに会議を行うためには、当日までにファイルを参加者に共有しておくと良いでしょう。
資料は画面共有をしながら確認していくこともできます。画面共有を行う前に、ファイルのアクセス権限等の設定を行う必要があるため、注意しましょう。
WEB会議を開催する当日の流れも事前に決めておくことをおすすめします。

⑥WEB会議をスムーズに進行するコツ

WEB会議をスムーズに進行するためのポイントは以下の通りです。

・なるべくカメラをオンする
・発言者以外はミュートにする
・指名して参加者に発言してもらう
・スタンプ等を活用する
・画面共有やチャット機能を利用する
・レコーディング機能を利用して記録する

WEB会議ではカメラをオフにしても参加できますが、お互いの顔を見てコミュニケーションを円滑に行うために、カメラをオンにしましょう。
また、発言者以外はミュートにすることで、発言内容がはっきりと伝わりやすくなります。
参加者からの意見を聞きたい場合、指名して発言してもらうようにしましょう。手を挙げるスタンプなどが備わっているツールもあるため、発言前にスタンプを押してもらうなど活用することをおすすめします。
チャット機能で会議の内容をまとめることもできますが、会議を録画して後で見返すこともできるため、上手く機能を利用していきましょう。

WEB会議で使われているおすすめツール

Secure Meet(セキュアミート)

Secure Meetは、セキュリティ対策に特化したWEB会議システムです。チャットボットのサービスを提供する「ChatPlus(チャットプラス)」が開発したシステムで、最先端の技術を利用しています。
ChatPlusと連携できるだけでなく、録画や自動トランスクリプション、スケジューリング、画面共有などの機能も充実しています。
ビジネスプランは、シングルサインオン(SSO)、2段階認証、IP制限などのセキュリティ関連機能が用意されており、上場企業や金融系など機密情報を扱う企業の会議でも安心です。
おすすめのWEBツールを比較している記事もご参照ください。

まとめ

近年、多くの企業で活用され始めているWEB会議ですが、手順を理解しておけばWEB会議を開催するのは難しくありません。
まずは必要な機器やWEB会議システムを準備して、会議を開催できる環境を整えましょう。アカウント設定や日程調整などが完了したら、当日に向けて資料を用意していきます。
WEB会議システムは、セキュリティや値段、機能性などに着目して選ぶと良いでしょう。

国内開発のSecure Meetはセキュリティ対策が万全なツールです。セキュリティに優れたWEB会議システムを利用したいという方は、ぜひサービスの詳細をご確認ください。

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