【最新】WEB会議システムの選び方とは？7つの選定ポイント
インターネットの環境さえ整っていれば、場所を問わずに開催できるWEB会議。近年は、テレワークの普及に伴って、多くの企業で活用されています。
しかし、WEB会議システムには様々な種類があり、どのサービスを自社に導入するべきか分からないという方も多いのではないでしょうか？
・何をポイントにしてWEB会議システムを選んでいいか分からない
・WEB会議とテレビ会議の違いが理解できていない
・WEB会議システムにどのような種類があるか知らない
WEB会議システムの導入において、上記のような疑問をお持ちの方に向けて、事前に確認するべきポイントを7つ解説します。
この記事を読むことで、自社に合ったWEB会議システムの条件を判断できるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議システムとは
WEB会議システムとは、インターネット回線を利用して、遠隔地のユーザーと音声、動画や資料のやり取りをして、会議を行うためのシステムです。
しかし、「WEB会議とテレビ会議の違いが正直よく分からない」という方もいるのではないでしょうか？
以下で、WEB会議とテレビ会議の違いについて確認していきましょう。
WEB会議とテレビ会議の違い
WEB会議とテレビ会議の特徴をそれぞれ表にまとめました。
WEB会議はインターネット回線を利用するのに対して、テレビ会議はP2P接続（機器間で直接接続する方式）を利用してデータの送受信を行います。そのため、テレビ会議の方がネットワークが安定しやすく、セキュリティにおけるリスクの心配がありません。
しかし、ハードウェアエンコーダー（映像と音声を他の形式に変換するための機器）やデコーダー（映像と音声を取り込むための機器）を用意して会議を開く必要があり、場所が制限されます。
一方、WEB会議は自由な場所で会議を行えますが、脆弱性のあるインターネットに接続してしまうと、第三者による不正侵入などの被害が懸念されるため、注意が必要です。
WEB会議システムを選定する際は、セキュリティ対策の万全なサービスを選択するようにしましょう。
WEB会議システムの種類
WEB会議システムは、「クラウド方式」と「オンプレ方式」の2種類に分けられます。
クラウド方式とは、外部のシステムを利用する方式を意味します。
オンプレ方式とは、サーバーなどのITリソースを社内で管理・運用する方式です。
クラウド方式のWEB会議システムは、自社でサーバーを用意する必要がないので、契約後すぐに利用を開始できる点が特徴的です。
オンプレ方式のWEB会議システムは、サーバーを利用する者が自社内に制限されるため、セキュリティ上の安全性を確保することができます。
WEB会議システムの選び方7つのポイント
WEB会議システムはどのように選べばいいのでしょうか。ここでは、WEB会議システムを選ぶときの基準を紹介します。
音質・画質をチェック
まず、WEB会議システムの音質と画質を確認しましょう。音質・画質は会議をスムーズに進行するための重要なポイントです。
音質・画質が悪いシステムだと、途中で映像が固まってしまうだけでなく、音声の遅延や音切れが懸念されます。音質・画質の乱れにより、会議内で共有するべき事項が伝わらないと、会議を開催する意味が薄れてしまいます。
一般的なWEB会議システムの音質は8～11KHz 、画素数は100万画素〜200万画素程度になっています。
音質・画質の良し悪しを判断するために、無料トライアルでWEB会議システムを一度実際に使用してみると良いでしょう。
画面共有の可否をチェック
WEB会議システムの機能に、画面共有機能が備わっているかチェックしましょう。
画面共有機能とは、自分の表示画面（資料など）を相手の画面に表示する機能です。
画面共有機能を利用すれば、会議資料を表示しながら会議を進行できます。
参加者が自分でファイルを開いて資料を見る必要がなく、会議の効率化が期待できるのです。
マウスカーソルも共有できるWEB会議システムは、注目するべき部分をポイントアウトできます。
参加可能な人数をチェック
WEB会議システムの参加可能人数を確認するようにしてください。
参加者が多いセミナーや研修などを開催する場合は、参加可能人数は重要な選定ポイントになります。
ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetにおける無料プランの参加可能人数は100人です。プランによって参加可能人数が変わるので、開催するイベントの規模を考えて契約するプランを決めましょう。
セキュリティ性をチェック
セキュリティは、WEB会議システムを選ぶときに確認しておきたい大切なポイントです。
セキュリティ対策が不十分なWEB会議システムを導入してしまうと、サイバー攻撃や不正アクセスなどのリスクが懸念されます。
特に、金融業界・官公庁など機密性の高い情報を扱う組織は、セキュリティ対策を万全に行う必要があります。
・暗号化機能
・セキュリティコードの設定
・IPアドレス指定
・端末認証機能
・SSO(シングルサインオン)
これらの機能を備えていないWEB会議システムも多数存在するので、セキュリティ機能をしっかりと確認しておきましょう。
コメントなどのチャット機能をチェック
WEB会議システムにチャット機能が備わっているかチェックしましょう。
チャット機能とは、WEB会議中にコメントを残せる機能です。
会議中にURLを送付したり、質問に答えたりする際に、チャット機能を活用できます。会議の内容をメモしたいときにも便利です。
他にも、スタンプや挙手ボタンなどを備えたWEB会議システムもあり、会議を円滑に進めるためのアイテムとして利用できます。
アプリのインストールの必要性をチェック
WEB会議システムを利用する際に、アプリをインストールする必要があるのか、ブラウザで使用できるのかを確認しましょう。
アプリをインストールして、アカウント登録が必要なWEB会議システムの場合は、会議前に参加者にセッティングしてもらうことになります。
社外の人と会議を頻繁に行う場合は、相手に手間を取らせないように、インストール不要のWEB会議システムを選ぶようにしましょう。
コストをチェック
WEB会議システムの利用料金がどれくらいかかるか確認することが大切です。
無料プランで利用できるWEB会議システムも多数存在しますが、人数や会議時間に制限があったり、セキュリティ機能が利用できなかったりします。
ユーザー数やプラン内容によって、WEB会議システムの利用料は異なるので、予算を考慮してホームページを確認してください。
WEB会議システムの比較
WEB会議システムの選び方における7つのポイントを紹介しました。自社で重視するポイントを決めて、条件に合うWEB会議システムを選びましょう。
セキュリティ対策を基準に導入するサービスを選びたいという方には、「Secure Meet」をおすすめします。Secure Meetとは、大企業や官公庁などにも導入されたChatPlusが開発した国産のWEB会議システムです。
ビジネスプランでは、シングルサインオン（SSO）、2段階認証、IP制限などのセキュリティ機能を利用できます。
WEB会議システムを比較検討している方に向けて、以下の記事で各システムの特徴を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
【2021年】WEB会議システム7選を比較！特徴と相性の良い企業を解説
まとめ
今回の記事では、「何を基準にWEB会議システムを選んでいいか分からない」という方に向けて、WEB会議システムの選び方を解説しました。
セキュリティ対策や、コスト、機能性など、WEB会議システムの選定ポイントは様々です。まずはトライアルを行なって、実際に使用感を試してみることをおすすめします。
セキュリティ対策に優れたWEB会議システムの導入を検討している企業は、「Secure Meet」を利用してみましょう。大企業や官公庁などの導入実績を誇る企業が開発したサービスで、セキュリティ機能が充実しています。気になる方はぜひサービスの詳細を確認してみてください。
