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WEB会議システムは安全?セキュリティ性が高いシステムと選び方

テレワークが普及した現在、WEB会議システムを利用した経験がある人は多いのではないしょうか?
2021年9月現在、テレワーク中にWEB会議システムを使用した経験がある人は全体の8割近くを占めています。インターネット環境が整っていれば、どこからでも参加できるWEB会議は、業務を効率化させるために有益です。一方で、情報漏えいや、サイバー攻撃などの、セキュリティリスクが懸念されています。

・セキュリティ対策が弱い公共のWi-Fiに接続して会議に参加した
・会議のURLを関係者以外に誤送してしまった
・サイバー攻撃により会議情報が流出した

上記のようなことが起きてしまうと、情報が外部に漏れてしまう可能性があるため、セキュリティに注意することが重要です。
今回の記事では、WEB会議のセキュリティについて解説します。
WEB会議システムのセキュリティについて疑問や不安がある方は、この記事を読むことで、どのような行動を取るべきか理解できるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。

WEB会議のセキュリティのリスクとは

WEB会議にはどのようなセキュリティのリスクがあるのでしょうか。WEB会議の危険性を確認していきましょう。

個人情報の流出

新型コロナウイルスの影響もあり、WEB会議システムは様々な場面で使用されるようになりました。利用率の急激な拡大に伴って、WEB会議システムに関連した個人情報の流出被害が発生しています。
実際に、WEB会議システムの運営側になりすました悪意のあるユーザーが、電話番号やクレジットカード番号等の個人情報を聞き出すなどの事例が見受けられます。
他にも、既存のシステムに類似したアプリケーションをインストールし、個人情報を登録した後に高額なサポート料金が請求されたなどの事例が発生しており、個人情報の流出の被害に遭わないための注意が必要です。
WEB会議システムをパソコンやスマートフォンにダウンロードする場合、正規のサービスであるか確認しましょう。

不正アクセス

第三者によるWEB会議への不正アクセスによって、会議内容が盗聴・盗み見されるケースが報告されています。特に、重要な情報を扱う会議の情報漏えいは、企業にとって致命的です。
さらに、画面共有で会議と全く関係のない画像や動画が表示されたり、音声が流されたりなど、WEB会議の進行を妨害する事例も発生しています。

・公共のWi-Fiに接続してしまった
・WEB会議のURLが外部に漏れた
・正規版になりすましたユーザーから情報を盗まれた

上記のように、不正アクセスが生じる原因は様々です。
不正アクセスを防止するには、アクセス制限によって参加者を限定するなどして、セキュリティ対策を行う必要があります。

偽の会議招集メール

会議招集を装ったフィッシングメールが問題視されています。フィッシングメールとは、PCをウィルスに感染させたり、情報を盗んだりするために送信者を詐称したメールです。
WEB会議のURLやパスワードを共有するために、メールを利用する人は多くいます。そのため、フィッシングメールと本物の会議用メールを見極められず、誤ってURLをクリックしてしまうのです。
個人情報の流出を防ぐために、送付されたメールが本物のメールであるか確認するようにしてください。万が一URLをクリックしてしまっても、表示されたフォームに情報を入力しないようにしましょう。

サーバー攻撃

WEB会議ツールの脆弱性を狙ったサーバー攻撃が発生しています。サーバー攻撃とは、ネットワークを通じてシステムの破壊行為やデータのコピー、改ざんなどを行うことです。
アップデートしないままWEB会議ツールを利用するなどが原因で、攻撃を受けてしまい、情報が悪用されるリスクがあるため、日頃からセキュリティ情報を収集するようにしましょう。

WEB会議のセキュリティを守る技術

WEB会議のセキュリティを保護するには何をすればいいのでしょうか。ここでは、WEB会議のセキュリティを守る技術を紹介します。

クラウド方式とオンプレ方式

多くのWEB会議システムはクラウド方式を採用しています。クラウド方式とは、インターネット回線を経由した方法です。インターネットに接続できる環境があれば、手軽に始められますが、サーバー攻撃を受けた際のセキュリティのリスクが懸念されます。
一方、自社内で設備を管理しシステムを運用するオンプレ方式は、カスタマイズによっては極めて高いレベルのセキュリティを行える方法です。しかし、コストがかかり、設備の準備の負担が大きい点がデメリットに挙げられるでしょう。
クラウド方式とオンプレ方式、それぞれのメリットとデメリットを考慮して、自社に適した方式を選択することが大切です。

情報データの暗号化

クラウド方式を利用する場合、インターネット回線を利用して会議の音声や画像データを送信します。しかし、送信中のデータが第三者に漏れてしまうと、情報漏えいに繋がるため、注意が必要です。
データを保護する方法として、送受信中の情報を外部から読み取られないように、暗号化機能を活用できます。暗号化とは、インターネット回線を利用する際に音声や映像などのデジタル情報を第三者に読み取られないように暗号化するセキュリティ機能です。
WEB会議システムやプランによっては、暗号化機能を実装してない可能性があるので、導入するシステムを選定するときは、セキュリティ機能を確認するようにしましょう。

部外者による不正アクセス防止

会議に関係のない部外者にアクセスさせないために、IPアドレスによる参加制限や待合室機能を利用できます。
IPアドレスとは、インターネット上の住所とも呼ばれ、インターネットプロバイダー(ISP)へ回線利用を申し込むことで自動的に割り当てられます。例えば、自社のオフィスやテレワークをする場所のIPアドレスを事前に登録することで、外部からのアクセスを阻止できます。
待合室機能とは、開催者が参加者に入室許可を与える機能です。会議のURLが万が一漏れてしまった場合でも、開催者がアカウントを確認してから参加を許可できるので、不正アクセスによって会議が妨害されるのを防げます。

SSO(シングルサインオン)によるユーザー認証の簡易化

SSO(シングルサインオン)とは、ユーザー認証を一度行うことで、他のシステムの利用が可能になる仕組みです。利用する複数のソフトウェアやアプリケーションでパスワードやIDの管理を行う必要がなくなるため、セキュリティの強化に繋がります。
SSO機能(シングルサインオン)がない場合、パスワードの設定や管理には労力がかかるので、簡単なパスワードを設定し、同じパスワードを使い回す人が多いです。
しかしこの場合、情報漏えいや個人情報の流出の危険性が高まります。
WEB会議システムによっては、SSO(シングルサインオン)を実装しているサービスもあるため、パスワードやID管理に課題を感じている企業は、活用してみましょう。

自分でできるセキュリティ対策

WEB会議システムを利用するユーザーが個人的に行える対策はあるのでしょうか。ここでは、自分で行えるセキュリティ対策を紹介します。

会議を行う場所に気をつける

WEB会議はインターネット環境が整っていれば、場所を問わずに業務を行える会議です。そのため、カフェなど周りに人がいる状態でWEB会議を行う際は注意しましょう。
社外の人に会議の内容を聞かれることで、情報が外部に漏れる可能性があります。自分が発言しない会議の場合はミュートにして、イヤホンを利用するなどして対策できますが、自分が発言する必要がある場合は、公共の場でWEB会議に参加するのはおすすめできません。
自宅など、周りに内容が聞かれない環境で、WEB会議に参加しましょう。

ネットワーク環境に注意する

WEB会議はインターネット回線を利用してデータを送受信しますが、接続するネットワークに注意する必要があります。基本的に不特定多数の人が使用できる無料Wi-Fiは、接続しないようにしましょう。
パスワードが必要なWi-Fiや、接続元が信頼できるWi-Fiを利用することが大切です。Wi-Fiの中には、通信中に暗号化キーが自動で変更し続ける方式を採用したものもあります。
セキュリティ対策が行われているネットワークに接続するようにしてください。

IDの管理を徹底する

外部に漏えいしないように、発行した会議におけるIDの管理を徹底しましょう。悪意のある第三者にIDが知られてしまうと、不正アクセスの危険性が高まります。
IDを参加者に共有する際は、ソーシャルメディア経由で案内するのはおすすめできません。ソーシャルメディアへの不正ログインによって、情報が盗まれる可能性があるためです。
また、機密性の高い会議を開催する場合は、メールで共有する際も細心の注意を払いましょう。フィッシングメールと混同しないように、メールの件名にも注意して、会議URLを使い回さないことが大切です。
WEB会議システムによっては、会議のIDを共有する手間が省けるスケジューリング機能がセットになっているものもあるので、この機能を使用するのもおすすめです。

システムのアップデートを定期的に行う

利用しているソフトウェアやサービスのセキュリティが脆弱だと、情報が一般公開されてしまいます。
ハッキングする側も同じ情報を確認しているため、速やかにアップデートしないと、攻撃を受ける可能性が高まります。
ソフトウェアのみならず、OS自体のアップデートも重要です。情報収集を定期的に行って、都度アップデートを実行するようにしましょう。

セキュリティ対策を徹底したWEB会議システムの選び方

安全な環境で会議を開催するために、セキュリティ対策を徹底したWEB会議システムを選定しましょう。
セキュリティが万全か判断するポイントは様々です。

無料版/有料版

無料版か有料版によって、利用できるセキュリティ機能が異なるケースがあります。
料金とプラン内容をしっかりと確認して、必要なセキュリティ機能を備えたWEB会議システムを選ぶことが大切です。

海外製/国産

海外製か国産かという点も判断の基準に挙げられるでしょう。
海外製の場合は、仕様に関する重要な情報が外国語で表記されることがあります。
読解するまでに時間がかかったり、翻訳アプリを利用しても違和感のある文章になったりなど、情報を正確に把握することができません。
言語に関して少しでも懸念がある企業は、国産のWEB会議システムを導入することをおすすめします。

サポート体制

サポートが手厚いかも重要なポイントです。
万が一トラブルが生じた際に、すぐに対処できないと情報の漏えいに繋がる可能性が高まります。
会議システムのサポート体制が整っているか事前に確認しましょう。

セキュリティ対策を徹底したWEB会議システム

安全性の高いWEB会議システムを紹介します。

Secure Meet(セキュアミート)

Secure Meetは、チャットボットで知られている「ChatPlus」が開発した国産のWEB会議システムです。大企業や官公庁などにも導入されたChatPlusによる、最先端技術、オンプレ方式でセキュリティ対策が施されており、機密情報を扱う会議でも安心して開催できます。
ビジネスプランは、シングルサインオン(SSO)2段階認証IP制限などのセキュリティ関連機能が充実した内容です。そのため、上場企業や金融系など機密情報を扱う企業におすすめします。
また、MacやAndroid、iOSなどデバイスを問わずに利用でき、インストール不要で手軽にWEB会議を開催できます。
さらに、ChatPlusとの連携や、録画、自動トランスクリプション、スケジューリング、画面共有などの様々な機能が実装されている点もポイントです。

Google Meet(グーグルミート)

以前は「​​Hangouts Meet」と呼ばれていたGoogle Meetは、Googleが開発元のWEB会議システムです。Googleアカウントを所有していれば、ログインするだけで手軽にGoogle Meetで会議を開催できます。
国内でGoogleサービスを利用している者は6,000万人を超えているため、親しみのあるサービス内でWEB会議ができる点がメリットに挙げられるでしょう。
セキュリティに関しては、通信が暗号化されるため安全な状態で会議を進行できます。また、2段階認証システムを採用しており、開催者が乗っ取り被害に遭う可能性を最小限にできます。

おすすめのWEB会議システムを比較している記事もご参照ください。
【2021年】WEB会議システム7選を比較!特徴と相性の良い企業を解説

まとめ

テレワークの普及により、利用者数が急増したWEB会議。
インターネットに接続すれば、どこからでも会議に参加できるため、便利な手段として多くの企業で活用されています。
しかし、セキュリティ対策が万全でないと、情報漏えいやサイバー攻撃などのセキュリティ被害に遭う可能性が高まるため、注意が必要です。
情報データの暗号化や、SSO(シングルサインオン)などセキュリティ機能を利用しながら、セキュリティ対策を徹底するようにしましょう。
WEB会議システムを選ぶ際は、セキュリティ機能が充実しているか確認することが大切です。
プラン内容によっても利用できるセキュリティ機能が異なる場合があるので、自社にとって最適なプランを選択しましょう。

Secure Meetは、セキュリティ対策に特化したWEB会議システムです。
シングルサインオン(SSO)、2段階認証、IP制限などの機能が備わっており、機密情報を扱う会議でも安心してご利用いただけます。

気になる方はぜひ無料トライアルをしてみてください。

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