WEB会議システムの機能とは？便利な機能を徹底紹介
テレワークの普及により、「WEB会議を行うことが増えた」と感じている人は多いのではないでしょうか。そんなWEB会議へのニーズに伴って、WEB会議システムに便利な機能が搭載されるようになりました。
「WEB会議システムを使いこなせている」と思っている方でも、まだ知らない機能があるかもしれません。
そこで、今回の記事ではWEB会議システムの便利な機能について解説します。
- WEB会議システムの基本機能しか使っていない
- 円滑にWEB会議を進めたい
- WEB会議を自分で開催するのは初めて
上記のような方に向けて、機能について詳しく紹介します。
この記事を読むことで、WEB会議システムを使いこなせるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議システムとは
WEB会議システムとは、インターネット環境によって遠隔地のユーザーと音声・映像のやり取りができるシステムのことです。
新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として、テレワークを導入する企業が増加しました。
テレワークの普及に伴って、WEB会議システムへのニーズが高まり、現在は多くの企業がインターネット上で会議を実施しています。
WEB会議システムには、音声・映像のやり取りを行う機能の他、画面共有機能やレコード機能、チャット機能など、様々な機能が搭載されています。
効率的に会議を進めるためには、WEB会議の機能について理解していくことが大切です。次の章から、WEB会議システムの機能について確認していきましょう。
なお、WEB会議システムの基本情報については、以下の記事からご確認いただけます。
【初心者必見】WEB会議とは？初め方や準備方法をご紹介
WEB会議システム5つの基本機能
WEB会議を円滑に進めるには、どのような機能を利用すればいいのでしょうか。ここでは、WEB会議システムの基本機能を5つ紹介します。
HDビデオ・高音質オーディオ
まずWEB会議システムの基本機能として、リアルタイムでの音声・映像のやり取りができる機能を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。
WEB会議システムを利用することで、遠隔地にいるユーザー同士のコミュニケーションが可能です。実際に、WEB会議システムを活用してミーティングや営業会議、研修などを実施する企業が多く見受けられます。
インターネット回線を利用しているので、タイムラグが生じる可能性があるものの、高音質でのWEB会議は問題なく進行できます。
画面共有
WEB会議システムには、画面共有機能が搭載されています。画面共有機能とは、自分のデバイスに表示している画面を、相手の画面に表示できる機能のことです。
会議の資料やプレゼンテーションを共有しながら、会議を進められます。紙媒体の資料だと、一人ひとりに用意する必要がありますが、WEB会議では会議の資料をその場で共有できるので便利です。
また、会議相手と同時に作業を進められるので、効率的に作業を行えます。
チャット機能
WEB会議システムでは、音声・映像のやり取りだけでなく、チャットによるやり取りも可能です。参加者の顔が表示される画面の他に、コメントを入力できる部分が設けられています。
特に多人数でWEB会議を実施する場合、参加者が発言するタイミングを失ってしまう可能性があります。そこでチャット機能にコメントを残せば、質問や意見をしやすくなるのです。
さらに、簡単な議事録としてチャット機能を利用するケースも多く、状況に合わせてチャット機能を活用できます。
録音・録画機能
WEB会議システムの便利な機能として、録音・録画機能が挙げられるでしょう。会議内容を録音・録画しておけるので、後から会議内容を見直すときに便利です。
加えて、会議に参加できなかった人に録音・録画した会議を共有できるので、口頭や文章で会議内容について共有する手間を省けます。
また、会議を振り返るための議事録を作成する必要がありません。そのため、WEB会議システムの録音・録画機能は、業務を効率化することが出来ます。
セキュリティ機能
WEB会議システムの内容が外部に漏れないか不安という方もいるでしょう。しかし、セキュリティ機能が万全なWEB会議システムを利用すれば、セキュリティのリスクを心配せずに会議を開催できます。
例えば、WEB会議システムのセキュリティ機能として、暗号化機能や入室管理機能、IPアドレス指定、オンプレミス環境などが挙げられます。
重要事項や機密事項を話す必要がある会議でも、セキュリティ機能を利用すれば安心です。
WEB会議システムのセキュリティ機能に関しては、以下の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
『WEB会議システムは安全？セキュリティ性が高いシステムと選び方』
ちょっと便利なWEB会議システムの機能
ここまでWEB会議システムの基本機能を紹介してきましたが、WEB会議システムのあると便利な機能についても確認しておきましょう。
カスタム背景機能
自宅などでWEB会議に参加すると、画面から個人情報が漏れてしまう可能性があります。そこで、WEB会議システムの背景をカスタムすることで、プライバシーを保護できるのです。
背景をぼかしたり、画像を挿入できます。また、カスタム背景機能は、会議中に相手の意識を自分にフォーカスさせるためにも有効です。
現在使用しているWEB会議システムにカスタム背景機能がない場合でも、Snap Cameraなどのアプリを利用すれば可能です。
カレンダー同期機能
カレンダー同期機能を利用すれば、WEB会議システムとカレンダーを連携できます。
会議の日程を調整する際に、カレンダーの予定と照らし合わせたり、カレンダーにWEB会議のリンクを反映することが可能です。
WEB会議の予定が直接カレンダーに反映されれば、会議URLの入力ミスなどの人為的なミスを防ぐことができます。
挙手機能・リアクション機能
WEB会議システムには、挙手機能やリアクション機能が搭載されています。挙手機能・リアクション機能とは、挙手やいいねなどのボタンを押すことで、発言をしなくても自分の意思を示せる機能のことです。
対面の会議ではないので、発言のタイミングを見極めるのが難しいことがあります。そこで、挙手機能・リアクション機能を利用することで、円滑にコミュニケーションを図ることができるのです。
自動翻訳・自動文字起こし機能
自動翻訳・自動文字起こし機能を利用することで、会議中の音声をリアルタイムで翻訳し、書き起こせます。WEB会議中に聞き取れなかった内容や外国語を、テキストとして表示されるので、視覚的に理解できます。
また、自動文字起こし機能の中には、簡単に議事録を作成できる機能を持つものもあり、手動で議事録を作成する手間がかかりません。
さらに、自動翻訳機能を利用すれば、通訳がいなくても海外の取引先などと会議を実施することができます。SecureMeetは７か国語に対応した自動文字起こし機能を使用可能です。
海外との取引が多いグローバル企業などは、自動翻訳・自動文字起こし機能があるWEB会議システムを選びましょう。
アンケート機能
WEB会議システムの中には、アンケート機能を利用できるものもあります。
会議で何か決定事項がある場合、アンケート機能を利用して多数決を取ることが可能です。集計結果はリアルタイムで表示されるので、意思決定までに時間を要しません。
また、研修やセミナーの感想をアンケートで答えてもらうことで、課題発見や改善に繋げられます。
まとめ
今回の記事では、WEB会議にどんな機能があるか知りたい方に向けて、WEB会議の機能についてを紹介しました。
WEB会議システムには、音声・映像のやり取りの他、画面共有やチャット機能、録音・録画機能、セキュリティ機能などの基本機能が搭載されています。
さらに、カスタム背景機能やカレンダー同期機能を利用することで、会議をより効率的に進行することができます。WEB会議システムを使いこなすためにも、どのような機能があるか理解しておくことが大切です。
「Secure Meet」は、セキュリティ機能に特化したWEB会議システムを探している方におすすめです。
シングルサインオン（SSO）、2段階認証、IP制限などのセキュリティ機能が充実しており、安心して会議を実施することができます。またオンプレミス版も利用可能です。
気になる方はサービスの詳細を確認してみてください。
