WEB会議の失敗談。ミスを防止するための3つのポイントとは
WEB会議が普及するのに伴って、「会議中に失敗してしまった」という声も見受けられるようになりました。
後で振り返って笑えるような小さなミスから、笑えないようなミスまで様々な失敗事例が存在します。
「自分は失敗しないだろう」と過信している方は注意が必要です。思いがけないようなミスをしないように対策をしておきましょう。
今回の記事では、WEB会議の失敗談とミスを防止するためのポイントを解説します。
- 周りでWEB会議の失敗談を聞くことが増えている
- WEB会議中にミスを起こさないか不安を抱えている
- 重要なWEB会議があるので備えておきたい
上記のような方はこの記事を読むことで、WEB会議でミスを起こさないためのポイントを押さえることができます。セキュリティに定評のあるWEB会議システムについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議のよくある失敗談【個人編】
ここでは、個人が起こしやすい小さな失敗談を紹介します。注意すれば避けられる失敗なので、同じミスをしないように気をつけましょう。
家族が画面に映り込んでしまった
WEB会議を行っている最中に家族が部屋に入ってきてしまい、話が途切れてしまったという経験がある人は多いのではないでしょうか。
オフィスとは違いテレワークだと、会議中であることを知らずに家族が部屋に入ってきてしまう可能性があるのです。特に、お子さんは会議中であることを判断できずに、画面に映り込んでしまうことがよくあります。
このようなミスを防ぐには、会議に参加する前にしっかりと家族に会議の時間帯を伝えておくことが大切です。部屋に張り紙などをして、会議中であることを分かるようにするのもよいでしょう。
背景を設定し忘れていた
多くのWEB会議システムは、画面の背景を設定できるようになっています。
しかし、背景の設定を忘れてしまったことで「部屋が散らかっているのがバレてしまった」、「上司に趣味を知られてしまった」などの失敗をした人も少なくありません。
また、中には背景を設定したにも関わらず、顔が背景と同化してしまったなどの経験がある人もいるようです。
背景に問題がないか、WEB会議の前にしっかりと開催しておく必要があります。設定などから確認できるので、忘れずにチェックしておきましょう。
ミュート設定を忘れていた
WEB会議では、発言者以外はミュート設定にするのがマナーです。しかし、ミュート設定を忘れてしまった経験がある人も多く見受けられます。
ミュート設定を忘れていることに気づかずに、家族との会話をきかれてしまった、雑音が入ってしまったなどの事態に陥らないように注意が必要です。
会議中はミュート設定になっていることをしっかりと確認し、ミュート解除ボタン付近にカーソルを設置しないように気をつけましょう。
WEB会議の失敗例【会社編】
ここでは、ビジネスシーンにおけるWEB会議の失敗例を紹介します。取引先に迷惑をかけないように失敗例を確認しておきましょう。
議事録を書いていて話を聞きそびれた
WEB会議中に議事録を任されている担当者が、議事録を作成するのに集中するあまり、話を聞きそびれてしまうことがあります。
話の流れを把握できていないと、会議の途中で意見を聞かれたときの対応に困ってしまうことがあるので注意が必要です。
また、会議内容を振り返る時間が通常よりも長くなり、業務効率が悪くなったと感じる人も存在します。
このような失敗をしないためには、WEB会議システムの録画・録音機能や自動文字起こし機能を活用することが大切です。
会議相手が会議システムの利用方法が分からず、会議ができなかった
参加者がWEB会議システムの利用方法を理解できずに、会議を実施できなかったという失敗談もあります。取引先が必ずしもWEB会議に慣れているとは限りません。
「会議に入室する方法が分からない」
「音声や画面の設定ができない」
「アプリのインストールがうまくできない」
など、WEB会議システムの利用方法が分からないことが原因で、会議の開始時間が遅れてしまうこともあります。
事前に取引先に会議の実施方法を共有し、不明点などがある場合は開始時間までに解決しておくようにしましょう。
また、インストール不要のWEB会議システムを使用することで、初期設定の複雑な手間を省けます。
機密情報が漏洩した
WEB会議中に話していた内容が外部に漏れてしまったという失敗も見受けられます。イヤフォンを使用していなかった、公共の場で会議に参加してしまったなどの人為的なミスにより機密情報が漏れてしまうことも多いです。
加えて、セキュリティ性の低いWEB会議システムを利用していると、悪意のあるユーザーが会議内容を盗聴したり、不正アクセスしたりする可能性があります。
会議中の会話を外部に聞かれないためにも、社員に対してWEB会議に関する教育を徹底し、セキュリティ対策の万全なWEB会議システムを選ぶことが重要です。
WEB会議の失敗を防ぐ3つのポイント
WEB会議でミスを起こさないためにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、WEB会議の失敗を防ぐ3つのポイントを解説します。
あらかじめ本番を想定して準備をする
WEB会議の前にあらかじめ本番を想定して準備しておくことが大切です。会議に集中できるように雑音が入らない場所を確保するようにしましょう。
また、コネクションが悪くて音声や映像の接続が悪くならないように、Wi-Fi環境を整えておく必要があります。
さらに、外部に会議内容を漏らさないためにも、WEB会議に参加するためのデバイスだけでなく、イヤフォンを併せて用意しておきましょう。
自動文字起こし機能で、聞き逃しを無くす！
会議の聞き逃しを防ぐには、WEB会議システムに備わっている自動文字起こし機能を活用することをおすすめします。自動文字起こし機能とは、会議中の発言内容を自動で文字起こしする機能のことです。
自動文字起こし機能があれば、会議後にも会話内容が文字で残るので、議事録を作成する必要がなくなり、業務の手間を省くことができます。
「Secure Meet」は、最新のAI技術によって会議中の発言を自動で文字起こしする機能を搭載したWEB会議システムです。自動翻訳機能も備わっているので、海外の取引先との会議もスムーズに実施できます。
アプリのインストールが不要なWEB会議システムで誰でも簡単に使える！
アプリのインストールが不要なWEB会議システムを選ぶようにしましょう。
インストールが必要なWEB会議システムを利用してしまうと、相手に手間を取らせてしまうだけでなく、設定方法や操作方法が分からずに、会議にスムーズに参加できない可能性があります。
WEB会議システムの中には、アプリをインストールする必要がなく、ブラウザ上で操作できるシステムも多く存在します。
などのWEB会議システムはインストール不要なので、気になる方は確認してみましょう。
WEB会議システムの詳しい比較は下記の記事をご覧ください。
WEB会議システム7選を比較！特徴と相性の良い企業を解説
セキュリティ性が高い会議システムで情報漏洩を無くす！
WEB会議システムを選定する際は、セキュリティ性が高いWEB会議システムを選定することが重要です。
セキュリティ性の低いWEB会議システムを導入してしまうと、なりすましやWEB会議URLの流出などのセキュリティ事故が起きる可能性が高まります。
暗号化機能やIPアドレス指定、端末認証機能など、セキュリティ機能が充実しているWEB会議システムを選ぶようにしましょう。また、オンプレミスに対応しているWEB会議システムは、よりセキュリティ性が高い環境を目指せます。
先ほど紹介した「Secure Meet」は、セキュリティ性にも定評のあるWEB会議システムです。同システムはオンプレに対応しているだけでなく、SSO（シングルサインオン）や2段階認証、IP制限などのセキュリティ機能を搭載しています。
また、WEB会議システムのセキュリティに関しては、下記の記事で詳細を紹介していますので、ぜひご参照ください。
WEB会議システムは安全？セキュリティ性が高いシステムと選び方
まとめ
今回の記事では、WEB会議で失敗しないか不安を抱えている方に向けて、WEB会議の失敗談とミスを防止するためのポイントについてを紹介しました。
多くの企業がWEB会議システムを導入したことにより、WEB会議は一般化しましたが、オンラインならではの失敗をしてしまった経験がある人も少なくありません。
WEB会議における失敗は、事前に準備を徹底しておくことで回避できるものがほとんどです。そのため、リスクを避けるためにも対策を実施する必要があります。
特にWEB会議システムに懸念がある企業の担当者は、運用ルールの再整備やWEB会議システムの見直しを行うことが大切です。
