WEB会議のデメリットと課題を改善するための方法とは？
テレワークの普及に伴い、多くの人が利用するようになったWEB会議。場所を問わずに会議を開催でき、資料の共有をスムーズに行えるなど、WEB会議には様々なメリットがあります。
一方で、WEB会議の雰囲気に慣れない、操作が難しいなど、WEB会議に対して苦手意識を持っている方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回の記事ではWEB会議のデメリットを紹介します。
- 通信環境や設備の準備方法が分からない
- WEB会議のセキュリティに不安を感じている
- WEB会議で相手の表情が分かりづらく困っている
上記ような課題を感じている方に向けて、課題を改善する方法も併せて解説します。
この記事を読むことで、デメリットを解決するためのポイントを理解できるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議のデメリット
インターネット環境さえあれば、遠方のユーザーとやり取りできるWEB会議は、利便性に優れており、多くの企業で導入されています。
しかし、WEB会議の雰囲気や操作に慣れずに、お困りの方もいるのではないでしょうか。以下で、WEB会議のデメリットについて確認していきましょう。
通信環境や設備の準備が必要
インターネット回線を利用するWEB会議を始めるには、最初に通信環境と設備を整備する必要があります。そのため、準備に手間と時間がかかるだけでなく、初期費用がかかることを覚えておきましょう。
特に、精度の高いWi-Fiを用意しないと、会議中の会話が途切れてしまうなどの支障をきたす可能性があります。
パソコン以外にスマートフォンやタブレットとWi-Fiを接続していたり、会議中に送受信するデータ量が大きかったりすると、接続が不安定になりやすいため注意が必要です。
通信制限の無いWi-Fiと契約するなど、会議中に問題が生じないように通信環境や設備を予め整えましょう。
相手の表情が分かりにくい
WEB会議で参加者とやり取りする際、コミュニケーションが円滑に進まないことが懸念されます。
相手のテンションや温度感が伝わりやすい対面の会議と比較すると、WEB会議は画面上に相手の顔が表示されるため、表情やリアクションを読み取るのが難しいためです。
実際に、相手が何を感じているのか分からずに、必要な情報を提供できているか不安に感じた経験がある人もいるのではないでしょうか。
会議をスムーズに進行するためには、相手の表情が分かりづらいというWEB会議の特性を考慮し、普段よりリアクションを大きくするなどの分かりやすい表現がおすすめです。
セキュリティ対策が必要
WEB会議を導入するにあたって、セキュリティの脆弱性が課題として捉えられています。
機器間で直接接続するテレビ会議と異なり、WEB会議はインターネット回線を利用するため、第三者による不正アクセスのリスクが生じるためです。
会議内容が外部に漏れる、なりすましが発生する等の事態を避けるためにも、セキュリティ対策を万全にする必要があります。
また、WEB会議システムを選定する際は、セキュリティ機能に優れたサービスを選ぶことが重要です。
WEBの操作に慣れていない人へレクチャーが必要
WEB会議を導入する前に、パソコンの操作に慣れていない社員へのレクチャーを実施する必要があります。
これまで対面の会議しか行なってこなかった社員にとって、オンラインの操作は難しく、WEB会議に慣れるまで時間がかかる可能性があるためです。
例えば、WEB会議のURLをどのように発行すればいいか、資料を画面上で共有するにはどうすればいいかなど、細かくレクチャーしなくてはいけません。
さらに、操作に慣れていないことが原因で会議をスムーズに行えないと、他の参加者にストレスを与えてしまう可能性があるため、事前にレクチャーをしておくことが大切です。
WEB会議のデメリット解決のポイント
上記で紹介したWEB会議の課題を改善するにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、WEB会議のデメリットを解決する際のポイントを紹介します。
通信環境や設備の準備に対する解決策
通信環境や設備を準備する前に、押さえておきたいポイントを確認しましょう。
カメラ付きのパソコンを用意する
カメラが内蔵されているパソコンを用意しましょう。パソコンにカメラが付いていないと、WEB会議を実施する際に映像を映すことができません。
USBで取り付けできるカメラも販売されていますが、別途備品を用意する手間が生じるため、カメラが内蔵されているタイプの製品を選ぶことをおすすめします。
イヤホンを使用する
WEB会議を実施する際は、外部音やキーボードの入力音が他の参加者に聞こえないようにイヤホンを使用しましょう。会議内容が聞こえづらくなってしまうと、参加者にストレスを与えてしまいます。
また、イヤホンを使用することで、会議内容を他の人に聞かれるのを防ぐことができ、セキュリティ面での対策もできます。
そのため、参加者にイヤホンを用意しておくよう事前に伝えておきましょう。
Wi-Fi接続の見直し
Wi-Fiの接続が不安定なことにより、音声や映像が途切れてしまう場合は、WEB会議のときだけ有線接続にすることを検討しましょう。※
Wi-Fiルーターに接続口があるので、LANケーブルを用意して差し込みます。充電用のケーブルではなく、データ接続用のLANケーブルを用意する必要がありますが、接続を安定させることができます。
モバイルWi-Fiを利用する場合は、モバイルWi-Fiの関連機器であるクレードルなどが必要なケースがあることを覚えておきましょう。
※使用するパソコンに、LANコネクタがある場合。
相手の表情が分かりにくいに対する解決策
WEB会議におけるコミュニケーションの課題を改善するにはどうすればいいのでしょうか。以下のポイントを押さえておきましょう。
初対面の時は自己紹介をしっかり行う
初対面の相手とWEB会議を行う場合は、自己紹介する時間を設けましょう。相手との距離感が分かりづらいと、話が進みにくい可能性があります。
対面の会議では名刺交換を行う場面がありますが、WEB会議には名刺交換がないので、お互いの立場や役職が分かるように工夫することが重要です。
緊張がほぐれるように軽く雑談を挟みながら、話しやすい雰囲気を目指しましょう。
リアクションは声だけではなく、動作や表情で行う
相手の発言に対してリアクションする際に、声だけでなく動作や表情によるリアクションを意識しましょう。
声を出してリアクションを行うと、タイムラグにより相手の発言と被ってしまう可能性があります。そのため、声だけでなくうなずくなどのリアクションが伝わりやすい動作や表情を心がけることが大切です。
WEB会議ツールの中には、スタンプやいいね！ボタンを利用できるサービスもあるため、機能を最大限に活かしながら、リアクションを工夫しましょう。
タイムラグを考えて会話をする
WEB会議ではタイムラグが発生する可能性があるため、会話のリズムが違うことを意識して会議を進行するようにしましょう。
少人数の場合、自分が話した後に相手の反応を待ってから再開するなどして、相手を考慮することが重要です。
複数人の場合は、司会者（ファシリテーター）を設けて、会議の進行を進めましょう。
発言者の接続が悪く、発言内容が聞こえづらくなってしまった場合は、会議のテンポが悪くならないように、他の人に振るなどして、臨機応変に対応してください。
セキュリティに対する解決策
セキュリティ対策はどのように行えばいいのでしょうか。ここでは、WEB会議のセキュリティに対する解決策を確認しましょう。
WEB会議システムの見直し
現在使用しているWEB会議システムを見直しましょう。セキュリティに関する機能は、WEB会議システムやプランによって異なります。
WEB会議システムを選定する際は、セキュリティに優れたサービスを選ぶことが大切です。
会議場所に気をつける
WEB会議を行う際は、場所や接続するWi-Fiに注意しましょう。
カフェなどの公共スペースで利用する無料Wi-Fiは、情報が漏えいするリスクが高まります。また、会議内容を盗み聞きされるリスクにも注意が必要です。
自宅やオフィスなど、外部に情報が漏れにくい場所でWEB会議を行うようにしましょう。
WEBの操作に慣れていない人への解決策
WEB会議が得意でない社員に対して、どのように対応すればいいのでしょうか。ここでは、WEBの操作に慣れていない人への解決策を確認しましょう。
操作が簡単なシステムを選ぶ
WEB会議システムを選定する際に、セキュリティだけでなく操作性をポイントにすると良いでしょう。
WEB会議システムの中には、アプリやソフトウェアをダウンロードし、細かい設定が必要なサービスもあります。しかし、準備の手間がかかるWEB会議システムだと、WEB操作に慣れていない社員へのハードルが上がってしまいます。
そのため、ブラウザ上で操作が完結し、URLを発行するだけで会議を開催できるような操作性に優れたWEB会議システムを選びましょう。
操作マニュアルを作成する
WEB会議システムに関する操作マニュアルを用意しておきましょう。操作マニュアルを作成しておくことで、一人ひとりの社員にレクチャーを実施する手間を省けます。
社員がそれぞれ必要なときに確認できるように、クラウド上にマニュアルを共有しておくのがおすすめです。また、よくある質問をまとめておくと、社員が自分で問題を解決しやすくなります。
WEB会議のメリット
ここまでWEB会議に関するデメリットと解決方法を紹介してきましたが、WEB会議のメリットについても理解しておきましょう。
WEB会議のメリットは以下の通りです。
- 時間の削減
- コストの削減
- 資源の削減
- 会議場所への集合が不要
- 会議に参加することが簡単
- 資料の共有や説明が簡単
- 会議の欠席者へ共有が簡単
まとめ
今回の記事では、WEB会議に苦手意識を感じている方に向けて、WEB会議のデメリットと対策を紹介しました。
WEB会議システムを導入するには、通信環境と設備の準備や、操作に慣れていない社員へのレクチャーが必要です。
また、WEB会議を安全かつスムーズに進めるために、コミュニケーションやセキュリティに関する工夫が必要になります。
しかし、WEB会議のデメリットを把握し、あらかじめ対策しておくことで、WEB会議の利便性を活かしながらスムーズに会議を開催することができます。そのため、事前準備を徹底しておくことが大切です。
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