WEB会議でできることとは？時間やコストを無駄にしない方法
近年は、WEB会議から対面の会議に戻す会社も見受けられるようになりました。
しかし、WEB会議には感染拡大防止対策としての役割だけでなく、様々なメリットが期待できます。
WEB会議を継続するべきか、対面の会議に戻すべきか判断するために、まずはWEB会議でできることを確認しましょう。
- WEB会議を継続するべきか悩んでいる
- 対面の会議に戻そうとする上司を説得したい
- WEB会議システムでできることを理解していない
上記のような方に向けて、今回の記事ではWEB会議だからできる5つのことについて解説します。
この記事を読むことで、WEB会議だからこそできることを理解できるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。
WEB会議とは？テレビ会議の違い
WEB会議とは、遠隔地のユーザーがインターネット回線を利用して映像や音声のやり取りを行う会議のことです。
新型コロナウイルスの影響によりテレワークを導入する企業が増えたことで、WEB会議を活用する企業が急増しました。
WEB会議と混同しやすい会議の種類としてテレビ会議が挙げられますが、WEB会議とテレビ会議には様々な違いがあります。
WEB会議はインターネットで接続するのに対して、テレビ会議はP2P接続（機器間同士の接続）によってネットワークをつなげるのが特徴です。
また、WEB会議ではパソコンやタブレットなどのデバイスを使用するため、インターネットがつながる場所ならばどこでも利用できます。
テレビ会議は機材の設置してある会議室のテレビ画面を利用します。
WEB会議に関する基本知識や、WEB会議とテレビ会議の違いについては以下の記事で詳細を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
【初心者必見】WEB会議とは？初め方や準備方法をご紹介
WEB会議だからできる5つのこと
ここでは、WEB会議でできることを5つ紹介します。WEB会議にはどのようなメリットがあるのか確認していきましょう。
移動時間とコストを削減
WEB会議を導入することで、移動時間とコストを削減できます。対面の会議だと会議が開催される場所に行く必要がありますが、WEB会議はWi-Fi環境があればどこからでも参加できるためです。
例えば、遠方の取引先と会議を行う際でも、移動する必要がないので、交通費と移動にかかる時間を節約できます。
WEB会議システムを導入する際は、初期費用などの導入コストがかかるものの、結果的には大幅なコストの削減を目指せるのです。
商談のチャンスを逃さない
WEB会議に対応できる環境を整えておけば、商談のチャンスを逃す確率を減らせます。
取引先が対面ではなくWEB会議を希望する場合でも柔軟に対応できるだけでなく、遠方の取引先との会議を実現できるためです。
例えば、地方の取引先と会議を実施する場合でも、WEB会議を活用すれば、スケジュールがあったタイミングですぐに会議を開催できます。
このようにWEB会議であれば、場所や時間にとらわれずにフレキシブルな対応ができるのです。
ウェビナーでリード（見込み顧客）を獲得
WEB会議システムを導入すれば、会議だけでなく、ウェビナーを開催できます。ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた言葉で、オンライン上で開催するセミナーのことです。
ウェビナーは集客からイベント開催までオンラインで完結するので、低コスト、かつ効率的なWEBマーケティングを実施できます。
さらに、多くの人にウェビナーへ参加してもらうことで、企業はリードを獲得することが可能です。リード情報は様々なマーケティング施策を実施する上で重要な役割を担います。そのため、マーケティングの効果を最大化するためにもWEB会議システムは効果的です。
また、対面でのセミナーに比べ、参加者は気軽に参加できるので、多くの参加者を集めることができます。
海外市場・拠点との会議
WEB会議システムを利用することで、海外市場・拠点と場所を問わず会議を行うことができます。
海外出張の機会を減らせるため、コストを削減できるだけでなく、WEB会議システムの中には自動翻訳機能を利用できるものもあります。自動翻訳機能により、外国語が話すことができない担当者も簡単に取引することができ、取引数を増加させることが可能です。
「Secure Meet」は、自動翻訳機能を持つWEB会議システムです。海外の取引先とやり取りが多い企業は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
WEB会議で失敗しない4つのポイント
WEB会議で失敗しないためにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、WEB会議で失敗しない4つのポイントを解説します。
会議をする環境を整える
WEB会議を実施する前は、会議に集中できる環境を整えましょう。準備をしておかないと、会議に集中できずに、会議を行う意味が薄れてしまいます。
- Wi-Fiの接続は悪くないか
- 周囲に騒音がないか
- 使用デバイスの充電ができる環境か
など、集中して会議をできる場所を確保することが大切です。
また周りに会議内容が漏れないようにするため、イヤフォンを使用する、カフェなどの公共の場所を避ける、などの必要があります。
会議の進め方を考える
会議をスムーズに進行するために、事前にアジェンダを考えておくとよいでしょう。
WEB会議では相手の表情や態度を感じ取るのが難しいので、場の流れで会議を進行するのではなく、予め準備してきた内容に沿って進行する必要があります。WEB会議の際はファシリテーターを設置するなどして、客観的に状況を判断することをおすすめします。
セキュリティ性の高い会議システムを選ぶ
WEB会議システムを選定する際は、セキュリティ性の高いサービスを選定するようにしましょう。セキュリティ性の低いサービスを導入してしまうと、会議内容が外部に漏れてしまう可能性があります。
例えば、シングルサインオン（SSO）、2段階認証、IP制限などのセキュリティ機能が充実しているサービスを選ぶとよいでしょう。
プランによっても利用できるセキュリティ機能が異なるので、事前に確認することが大切です。
オンプレミス環境を準備できる場合は、オンプレミス版が選べるWEB会議システムを選ぶとセキュリティ面で安心でしょう
WEB会議システムは安全？セキュリティ性が高いシステムと選び方
無料トライアルでWEB会議システムを試してみる
まずは無料トライアルでWEB会議システムを試すことが重要です。WEB会議システムを導入した後に、使用感や機能性などが合わないケースが見受けられます。
実際にWEB会議システムを利用する社員の意見や感想をヒアリングするとよいでしょう。
社員の声を参考にしながら、自社に最適なWEB会議システムを選定してください。WEB会議システムの選び方に関して、下記の記事で紹介していますので、ぜひご参照ください。
【最新】WEB会議システムの選び方とは？7つの選定ポイント
まとめ
今回の記事では、WEB会議を継続するべきか迷っている担当者に向けて、WEB会議でできることについてを紹介しました。
WEB会議から対面の会議に戻す企業も見受けられるようになりましたが、WEB会議には様々なメリットがあります。WEB会議でできることをしっかりと理解して、対面の会議に戻すべきか、WEB会議を継続するべきか判断するようにしましょう。
スムーズにWEB会議を進行するためには、会議をする環境を整える、会議の進め方を考えるなど、準備を進めることが大切です。
また、WEB会議を選定する際は、セキュリティ性の高いWEB会議システムを選ぶことをおすすめします。特に、セキュリティ機能に特化したサービスを利用したい企業は、「Secure Meet」を導入するとよいでしょう。
無料トライアルも実施していますので、詳しくは公式ページをご参照ください。
